Etkili Zaman Yönetimi

“Yapılacak işler bir türlü yetişmiyor mu?“

“Her dersin ayrı ayrı sorumlulukları, çözülecek sorular, tekrarlar altından kalkılmaz bir duruma mı dönüşüyor?“

“Planladığınız şeyler asla belirlenen zamanda bitmiyor mu?“

“Kitaplar, testler üst üste birikti ve bitmek bilmiyor mu?“

“Kendinize zaman ayırmakta zorlanıyor musunuz?“

Bu soruların birden fazlasını evet diye yanıtladıysanız çok büyük ihtimalle vereceğim ipuçlarını okumaya ihtiyacınız vardır. Özellikle sınava hazırlık sürecinde işleri en çok zorlaştıran ve aynı zamanda işleri en çok kolaylaştırabilecek kavramlardan bir tanesiyle karşınızdayım bu yazımda: “Etkili Zaman Yönetimi”

Etkili zaman yönetimi neden bu kadar önemli?

Günün büyük bir kısmında uyuduğunuzu ve okula gittiğinizi düşünecek olursak bunlardan arta kalan zamanın nasıl geçirileceği oldukça önem arz ediyor. İşte tam bu noktada zamanı verimli kullanmak motivasyonumuzu da yükseltmesi bakımından kıymetli oluyor.

Zamanı verimli kullanmak için nelere dikkat edebiliriz?

• Amaçları belirlemek: Kısa süreli ve uzun süreli amaçları belirlemek zaman yönetiminin ilk basamaklarındandır. Örneğin okuldaki derslerinizin ödevlerine çalışmak kısa vadedeki amacınız iken, dersin sınavına çalışmak uzun vadedeki amacınız olabilir. Bu amaçları alt alta yazmak yapılacak işlerin planlanmasını kolaylaştıracaktır.
• Plan yapmak: Listemizi hazırladık, uzun ve kısa vadedeki amaçlarımızı belirledik. Şimdi sıra bu amaçları planlamaya geldi. Bu amaçları tarihsel önceliklerine göre haftalık ve aylık parçalara bölerek çalışma planları hazırlayabilirsiniz. Örneğin haftalık planlarınızda ödevlere, tekrarlara ve test çözümlerine ayıracağınız vakitleri günlere ve saatlere bölüştürerek paylaştırabilirsiniz.
• Molaları planlamak: Dinlenmek, dinlenmeyi hesaba katmak hem etkili bir çalışma programının hem de etkili zaman yönetiminin anahtarlarından birisidir. Çünkü bu şekilde zamanınızı ve çalışma programınızı belirlediğinizde ne zaman dinleneceğinizi bilecek ve bünyenize aşırı yüklenmemiş olacaksınız…

Molalarınızı ve çalışma programınızı oluştururken pomodoro tekniğinden faydalanabilirsiniz. Francesco Cirillo tarafından geliştirilen bu teknik çalışma saatlerini parçalanmış bölümlere ayırmayı ve molalarla birleştirerek oluşturmayı temel alan bir tekniktir. Örneğin 25 dakikalık çalışma periyodunun ardından 5 dakika mola vermeyi planlayabilirsiniz. Bu her bir 25 dakikalık çalışma dilimi “pomodoro” olmuş oluyor ve her bir pomodoronun kesinlikle başka bir çeldirici tarafından bölünmemesi gerekiyor.

• Çeldiricileri kontrol etmek: Zaman yönetiminin en önemli kısımlarından bir tanesi de çeldiricileri kontrol etmek. Sosyal medya, telefon görüşmeleri, mesajlaşmalar, çay kahve yiyecek molaları en büyük çeldiricilerdendir. Bunun için pek çok yöntem kullanılabilir. Telefonlarda uygulamaları kullanım zamanlarını kısıtlayan uygulamaları kullanabilir, ekrana düşen bildirimleri kısıtlayabilirsiniz. Mesajlaşma ve telefonlaşmaları mola zamanlarınızda değerlendirebilir, çay-kahve-yiyecek ihtiyaçlarınızı çalışmaya başlamadan hazırlayabilir veya giderebilirsiniz. Şayet yapabiliyorsanız, çalışma esnasında telefonunuzu çalıştığınız ortamdan uzakta bir yere koymak ve bildirimleri sizi rahatsız etmeyecek şekilde ayarlamak çalışma zamanınızı bölmeyecek ve dikkatinizi dağıtmayacaktır.
• Öncelikleri belirlemek: “Eisenhower Matrisi” öncelikleri belirlerken faydalı olacak tekniklerden bir tanesidir. Bu tekniğe göre yapılacak işleri önem ve aciliyetlerine göre kategorize ederek planlayabilirsiniz.

Acil ve önemli işlerinizi sırlamada en önce yapmak: Örneğin yarın sınavınız varsa bu sınava çalışmak hem acil hem de önemli bir iş kategorisinde yer almaktadır. Dolayısıyla yapılacak işler önceliğinde ilk sıralarda yer alması gerekmektedir.

Acil olmayan fakat önemli işlerinizi ne zaman yapacağınıza karar vermek: İleri tarihte gireceğiniz bir sınava ne zaman çalışacağınızı planlamak bu kategoride yer alabilir.

Acil fakat önemli olmayan işlerinizi yapabiliyorsanız bir başkasına devretmek: Sınava çalışmak üzere ihtiyacınız olan bir kitabı almak acil ama illa da sizin yapmanızı gerektirecek öneme sahip bir iş değil. Dolayısıyla bu işi yapmak üzere bir başkasını görevlendirebilirsiniz.

Hem acil olmayan hem de önemsiz olan işleri ise daha sonra yapmak: Yapılması gereken daha acil ve öncelikli işler varken dizi izlemek veya sosyal medyada vakit geçirmek gibi size zaman kaybettirecek işlerle oyalanmak yerine bunları erteleyebilirsiniz.